Program do obsługi kancelarii

Kancelaria prawnicza to naszym zdaniem przedsiębiorstwo rządzące się takimi samymi prawami jak każda inna firma. Szybki obieg dokumentów, automatyzacja zadań, przyjęcie jednolitych procedur postępowania, łatwy dostęp do spraw, elektroniczne przechowywanie dokumentów, proste zasady współpracy także poza kancelarią czy wreszcie zarządzanie terminarzem i rozliczanie z klientem – to przecież codzienność w pracy nie tylko kancelarii.
Stworzyliśmy program, który odpowiada wszystkim potrzebom kancelarii prawniczych – nie tylko dużych, posiadających kilka oddziałów, ale i kancelarii mniejszych – indywidualnych praktyk.

PODSTAWOWE ZALETY PROGRAMU
- program niezwykle prosty w obsłudze, z intuicyjnym interfejsem,
- łatwość dostosowywania programu do własnych potrzeb, niezwykle szybkie i proste tworzenie własnych wzorów dokumentów,
- szeroka funkcjonalność programu – maksimum funkcji za minimalną cenę,
- elastyczność programu – program może być z powodzeniem stosowany przez kancelarie adwokackie czy radcowskie niezależnie od charakteru prowadzonej działalności (specjalizacji kancelarii czy też profilu klienteli),
- współpraca z programami Microsoft Office i innymi aplikacjami zewnętrznymi,
- rozbudowany system profesjonalnej pomocy,
- duża liczba modułów programu – „wszystko w jednym”: program łączy w sobie pięć różnych programów: elektroniczne repertorium, moduł rozliczeń i fakturowania klientów, dziennik korespondencji, kalkulator odsetek i opłat sądowych, baza wiedzy (m. in. formularzy sądowych i wzorów pism),
- pełna i aktualizowana baza adresowa sądów powszechnych, komorników i prokuratur (wraz z numerami tel. poszczególnych wydziałów, numerami rachunków bankowych itp.),
- poręczne kalkulatory odsetek ( w tym jedyny na rynku kalkulator odsetek transakcyjnych), kosztów procesu, opłat sądowych, kosztów zastępstwa procesowego itp.,
- możliwość dowolnej rozbudowy programu,
- serwis techniczny i pomoc dot. obsługi oprogramowania.

ZAPROŚ naszego konsultanta w celu prezentacji programu

ROZBUDOWANA FUNKCJONALNOŚĆ

FRYNE zastępuje pięć różnych samodzielnych programów:
- elektroniczne repertorium,
- kalkulator odsetek, opłat sądowych i kosztów zastępstwa procesowego,
- moduł rozliczeń i fakturowania klientów,
- dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
- baza wiedzy, z funkcją łatwego wypełniania formularzy sądowych oraz tworzenia pism procesowych.

Pomimo wspólnych cech z innymi komercyjnymi programami do obsługi firm windykacyjnych czy kancelarii prawniczych, program wyposażono w wiele funkcji niespotykanych w oprogramowaniu dostępnym na rynku. Wśród takich funkcji jest m. in. obliczanie opłat sądowych dla różnych trybów postępowań cywilnych (uproszczonych, nakazowych, upominawczych itp.), ale także obliczanie odsetek w czterech kategoriach: ustawowych, podatkowych, umownych oraz odsetek wg ustawy o terminach płatności w transakcjach handlowych. Ponadto dziennik korespondencji umożliwia rozróżnienie operatora pocztowego (Poczty Polskiej i InPost), dzięki czemu możliwe jest szybkie przygotowanie potwierdzeń nadania i innych dokumentów pocztowych.

AUTOMATYZACJA PRACY
Jest to niezwykle przydatna cecha programu FRYNE, bowiem pozwala na znaczne zaoszczędzenie czasu tam, gdzie do tej pory był on marnotrawiony na wykonanie standardowych, rutynowych działań czy czynności. Automatyzacją w programie objęto:
- naliczanie wynagrodzenia od klienta – na podstawie zróżnicowanych kryteriów wynagradzania, ustalanych przez użytkownika (w ramach ryczałtu, wynagrodzenie za przyjęcie sprawy, stawka za godzinę pracy, opłata za złożenie pozwu, stawka za przyjęcie sprawy, minimalna wysokość wynagrodzenia czy wreszcie wynagrodzenie prowizyjne),
- przypominanie o zadaniach, upływających terminach, datach posiedzeń (rozpraw) czy innych, prywatnych lub publicznych terminach,
- tworzenie dokumentów ze wzorów, z aktywnym podstawianiem do wzoru informacji o sprawie (danych o kliencie i przeciwniku, o pełnomocniku, o WPS, o fakturach (dokumentach), wysokości opłat i odsetek, danych o organie, sygnaturach, pełnomocniku, kancelarii i inne),
- przypominanie o sprawach ulegających przedawnieniu, a także o sprawach, w których od pewnego czasu nie wykonywano żadnych czynności,
- automatyzacja kilku czynności w jednym kliknięciu (przy złożeniu pozwu – zmiana etapu sprawy, wybór sądu, naliczenie ewentualnego wynagrodzenia za złożenie pozwu itp.),
- informacje o upływających terminach wykonania zadań (np. sporządzenia apelacji i innych terminach sądowych), a także o posiedzeniach (rozprawach) są automatycznie dopisywane do terminarza użytkownika,
- zakładanie spraw jednym kliknięciem na podstawie danych przesłanych przez klientów,
- zautomatyzowano również dołączanie do sprawy informacji o podejmowanych czynnościach (np. o zmianie etapu sprawy, ważnych informacjach o sprawie czy np. o otrzymaniu lub wysłaniu przesyłki do danej sprawy).

Automatyzacja działań pozwala w znaczący sposób skrócić czas np. edycji dokumentów w sprawie. Tworząc nowy dokument – z bogatej listy wzorów instalowanych wraz z programem lub własnych – program automatycznie dopisuje wszelkie informacje wymagane dla pisma procesowego czy inne. Dla przykładu, utworzenie wezwania do zapłaty czy np. wniosku egzekucyjnego albo zapytania do ewidencji działalności gospodarczej trwa kilka – kilkanaście sekund, w trakcie których program przygotuje dokument gotowy do wydruku (z możliwością jego edycji). Funkcja ta jest również przydatna przy tworzeniu bardzie skomplikowanych pism, np. apelacji, pozwów, wniosków, zażaleń itp., bowiem pozwala skupić się na formułowaniu osnowy pisma i ewentualnego uzasadnienia. Pozostałe informacje – o stronach, wps, pełnomocniku, sygnaturze czy organie – są automatycznie przez program dołączane do wzoru.

ŁATWA OBSŁUGA

Intuicyjny interfejs programu z pogrupowanymi funkcjami i czytelnym menu, czyni program bardzo łatwym w obsłudze, także dla mniej doświadczonych użytkowników komputerów. Program zaprojektowano zarówno dla osób preferujących obsługę przy użyciu myszy, jak i klawiatury. Jego funkcje dostępne są z głównego paska menu, z paska bocznego (podobnego do paska w programie Microsoft Outlook), a także z menu podręcznego, dostępnego po kliknięciu prawym klawiszem myszy. Nawet rozbudowane czynności, jak tworzenie własnych wzorów dokumentów, zostały uproszczone do minimum i nie wymagają żadnej specjalistycznej wiedzy informatycznej. Program umożliwia również szybkie otwieranie aplikacji zewnętrznych, np. kalkulatora Windows, programu Microsoft Word czy przeglądarki internetowej (np. na stronie dodanej do ulubionych).

ZAPROŚ naszego konsultanta w celu prezentacji programu

SYSTEM POMOCY I SERWIS TECHNICZNY

Program zawiera rozbudowany plik pomocy, dostępny po wciśnięciu klawisza F1 lub wybraniu odpowiedniej funkcji z menu. Jest to tzw. pomoc kontekstowa, tzn. program sam wyszukuje i wyświetla temat pomocy przypisany do aktualnie obsługiwanej przez użytkownika funkcji programu.
Zawsze dostępny jest również telefoniczny i emailowy serwis techniczny producenta programu, w ramach którego można uzyskać pomoc na temat użytkowania oprogramowania.

REPERTORIUM

Program służy jako elektroniczne repertorium prowadzonych spraw. Poza łatwym wyszukiwaniem (prostym i zaawansowanym) spraw, klientów, przeciwników, program umożliwia łatwy dostęp do informacji o sprawie, jak: wartość przedmiotu sporu, sporządzone lub dołączone dokumenty, osoby prowadzące / nadzorujące sprawę, etap sprawy, podjęte czynności czy zadania, organy prowadzące sprawę i wszystkie sygnatury czy terminy posiedzeń (rozpraw), wpłaty klientów i przeciwników, wreszcie dane teleadresowe stron prowadzonych spraw. Sprawy są przydzielane poszczególnym użytkownikom, którzy mogą mieć przyznane różne uprawnienia. Repertorium wyróżnia kolorystycznie infromacje w zależności od etapu (instancji) sprawy. Pracę nad sprawami ułatwia możliwość przypisywania użytkownikom zadań. Informacje o sposobie naliczania wynagrodzenia za sprawę (w ramach ryczałtu, wynagrodzenie za przyjęcie sprawy, stawka za godzinę pracy, opłata za złożenie pozwu, stawka za przyjęcie sprawy, minimalna wysokość wynagrodzenia czy wreszcie wynagrodzenie prowizyjne) wykorzystywane są w celu automatycznego naliczania wynagrodzenia, służącego w dalszej kolejności prawidłowemu wystawieniu faktury.

ROZBUDOWA PROGRAMU

Producent programu deklaruje rozbudowę programu w ramach potrzeb zgłaszanych przez klientów o nowe funkcje i udogodnienia. Aktualizacje programu, usuwające zauważone usterki lub wzbogacające program, są na bieżąco zamieszczane na serwerze, by umożliwić użytkownikom pracę z najaktualniejszą wersją programu. Również automatycznie są aktualizowane dane o odsetkach – ustawowych i podatkowych, a także dane teleadresowe organów (sądów, prokuratur i komorników).

TERMINARZ

Program ułatwia zarządzanie czasem poprzez wbudowany terminarz. Poza terminami dodawanymi automatycznie przez program (o upływających terminach do sporządzenia pism itp., a także o posiedzeniach – rozprawach), możliwe jest dodawanie własnych terminów – spotkań, zadań, czynności czy wydarzeń. Terminarz automatycznie przypomni o terminie w czasie określonym przez użytkownika. Dodawane terminy mogą mieć charakter publiczny (są pokazywane innym osobom) lub prywatny, w zależności od woli użytkownika.

DZIENNIK KORESPONDENCJI

Umożliwia gromadzenie, wyszukiwanie i filtrowanie informacji o korespondencji przychodzącej i wychodzącej, pozwalając np. na szybkie obejrzenie wysłanego dokumentu (dołączonego do jednej ze spraw). Dziennik korespondencji doskonale współpracuje z innymi modułami programu (także w ramach automatyzacji czynności), co pozwala na zaoszczędzenie czasu użytkowników. Kilka kliknięć myszy wystarczy w celu przygotowania wysyłki dokumentów (wydruków potwierdzeń dla Poczty Polskiej i prywatnego operatora InPost, wydruku etykiet adresowych itp.). Informacje o pismach otrzymywanych do poszczególnych spraw są dołączane – w ramach automatyzacji – do listy czynności podjętych w danej sprawie. Dziennik korespondencji przystosowany jest do obsługi kilku firm – adresatów / nadawców – grupując korespondencję również wg tego kryterium. Funkcja ta służy wyodrębnieniu otrzymywanej lub wysyłanej korespondencji służbowej, prywatnej, a także – w przypadku np. spółek partnerskich – korespondencji poszczególnych wspólników. Umożliwia to nie tylko łatwiejszą segregację korespondencji czy wydruk książek (potwierdzeń) nadawczych, ale także np. automatyczne rozliczanie kosztów wysyłanej korespondencji.

MODUŁ FAKTUROWANIA

Program pozwala zautomatyzować rozliczenia z klientem tak dalece, jak to tylko możliwe. Naliczanie wynagrodzenia opiera się na następującym schemacie:
- dla każdej zarejestrowanej sprawy ustalane są warunki finansowe (rozliczenie w ramach ryczałtu lub: opłata za przyjęcie, opłata za złożenie pozwu, prowizja od odzyskanych należności, wynagrodzenie minimalne, stawka godzinowa itp.),
- program – w zależności od podejmowanych czynności, jak złożenie pozwu, dokonanie przez przeciwnika wpłaty, zarejestrowanie sprawy czy zakończenie pojedynczego zadania lub całej sprawy – automatycznie oblicza wynagrodzenie,
- propozycja wynagrodzenia przedstawiana jest uprawnionemu użytkownikowi do akceptacji, modyfikacji lub usunięcia – rola użytkownika zostaje w ten sposób sprowadzona wyłącznie do decydowania, bez konieczności śledzenia, czy wynagrodzenie powinno być już naliczone, czy nie,
- po akceptacji (lub modyfikacji), automatycznie zostaje wygenerowana faktura VAT dla klienta.

ZAPROŚ naszego konsultanta w celu prezentacji programu